単純作業は凡ミスの宝庫
はあー
どうしたの？InDesignでミスしちゃって……写真入りの名簿の作成したんだけど、データと写真を入れる場所を間違えてしまって…… めちゃめちゃ怒られちゃったよー。
フォーマットはグリッドで単純なんだけど、コピペの連続で、やってるうちに眠くなっちゃって……
眠くなるのは…… まあ別として。名簿やカタログみたいなものって、単純作業の連続になるので、気をつけないとミスが起きやすいわよね、そういうときは、InDesignの「データ結合」を使うと、自動で入力できるし、ミスも減るわよ
自動組版みたいなもの？ そんなに難しいもの勉強する時間ないよ〜。
そんなに難しいものじゃないので、覚えていて絶対損はないわよ。
きちんとやればミスはなくなるし、半自動ってところかしら。
ふーん、じゃあさっそくおしえて！
データ結合（1/2）基本手順
データ結合を使うメリット
名簿やカタログなど、以下のようなページを作成する時に、一般的にはパターンを一つ作成して、これをコピー（又は繰り返し複製）して、テキストや画像を差し換えや流し込み、という手順で行っている方が多いかと思います。
パターンを作成したら、そこにテキストや写真を間違えないようにコピー＆ペーストしていくことになりますが、ページ数が膨大な場合、手数が多くなってしまうのと、最終的には全て手作業になるので、流し込みのミスが起きがちです。
そこでInDesignの「データ結合」を使うと、単純作業が減り、ミスも起きにくくなります。
こんな時に便利
・同じフォーマットが連続する時（カタログ、名簿など）に自動的にテキスト、写真を流し込むことができるので、大幅に時短できる。
・手作業部分がなくなるので、事前の準備と設定さえきちんと行えば、入れ間違いのミスがなくなる。
データ結合を使ってみよう
作例）選手名鑑を作ろう
1）レイアウトを１ブロック分作成
原稿が揃ったら、いつものようにまず基本フォーマットを作成しましょう。
この時、ドキュメント設定で、見開きのチェックは外しておきます。
2）原稿を調える
フォーマットができたら、流し込む原稿を準備します。
原稿の整理が今回の肝になります。テキスト原稿はエクセルで入力する必要があります。普段エクセルを使い慣れない方はややハードルが高いですが、難しい機能は使いません。初歩的な知識さえあれば大丈夫なので、この際覚えていきましょう。
また、原稿をもらう場合、ライターや編集者には、エクセルで入力してもらうように、事前に打ち合わせしておくことが大切です。
3）画像ファイル名を入れる
自動で画像も貼り込むには、前項で作成したエクセルファイルに、画像のパスを記入する必要があります。
「写真」の項に画像ファイル名を入れていきます。
こんな時どうする？
画像ファイルのパス
・材料がすべて同一フォルダに入っている場合 → 画像ファイル名を入れるだけで良い
・画像ファイルが別フォルダに入っている場合 → パスも含めてExcelに記入する必要あり
4）ExcelデータをCSVファイルに書き出す。
Excelデータはそのままでは読み込めません。
カンマ区切りのCSVファイルに書き出します。
「ファイル」＞「名前をつけて保存」
5）「写真」の見出しに「@」をつける。
写真や画像を入れる場合、見出し語の頭に「@」をつける必要があります。
※今回の作例でいうと「写真」の頭
Excelで@を入力すると、関数の一部として認識されるため、うまく入力できません。
CSVファイルをテキストエディタ（Macならテキストエディット等で可）で開いて、「写真」の前に@を入力して保存します。
6）InDesignに読み込む
CSVファイルができたらいよいよInDesignで読み込みます。
最初に作っておいた、基本フォーマットのファイルを開いて、「データ結合」パレットを開きます。
7）データソースを読み込む
データ結合パレットに表示されている手順にしたがって作業していきます。
まず作成したデータソース（作成したCSVファイル）を読み込みます。
8）レイアウトにフィールドを設定していきます
フォーマットを選択して、データフィールドを適応していきます。
9）テスト
データ結合パレットの「プレビュー」にチェックを入れることで、正しくデータが入るか確認することができます。心配な場合は、事前にチェックします。
10）各種設定を入れていく
データ結合パレットの「結合ドキュメントを作成」ボタンを押すと、設定画面が開くので、必要な設定をいれていきます。
画像をどのように配置するかも設定しておけます。
11）いよいよ作成
設定が完了したら「OK」ボタンを押すと自動的に組み上がっていきます。
