データ結合を活用しよう(2)

データ結合(2/2)トラブルとコツ

最初のデータさえしっかりしていれば、データ結合はそんなに難しくないのがおわかりでしょうか。
ところが、データ結合には独特なルールもあります。理解して上手に活用していきましょう。

うまくいかない時

思った位置にフォーマットが複製されない時は、ページ上に余計なアイテムがないか確認してください。結合ドキュメントはページ上にあるアイテムを全て含めて作成されるので、余計なアイテムがあると、思った通りに複製されません。

ハシラやタイトルなど、他のデザイン要素をあらかじめ入れておきたい場合は、マスターページに作成しておきます。

ページコントロールについて その1

データ結合でページを作成すると、見開きのドキュメントでも片ページ側に作成されます。見開きドキュメントの場合、このあとページを見開きにしなければなりませんが、特性を知っておかないと、少し手間がかかってしまいます。

ページ作成時のポイント

1)見開きのドキュメントでも片ページで作成される。

2)マージンガイドとオブジェクトのできかたに一定のルールがある。

ページは片ページで作成されるので、その後見開きにする必要があります。
この時、アイテムが左右同じ配置になってしまう上、マージンガイドも一致しなくなることがあります。

ページ数が少ない場合は、このあとマージンガイドと位置を手直ししてもいいのですが、ページ数が多いと大変ですし、そもそもデータ結合で効率アップを狙っているのに、あまり意味がなくなってしまいます。

 

ページコントロールについて その2

以上の特性を踏まえた、見開きのドキュメントを作成する手順です。

※注 実証的にエキスパートスタッフで研究して導き出した方法です。

1)フォーマット用ドキュメントは、「見開き」にしない

2)データ結合で作成する時、ノド側と小口側の数値をあえて「逆」にする。

3)ページができたら、「ドキュメント設定」>「見開き」にチェックを入れます。

4)ドキュメントを見開きにすると、正しくアイテムが配置され、マージンガイドも正しく入ります。

データの流れる方向

設定の画面を見ると、データの流れる方向は2種類しかないのがわかります。

それでは、データを右から左に流したい場合はどうしたらいいでしょうか。

左右逆に流したい時は、まずベースのフォーマットを反転させます

あとは、通常通りデータ結合を使用したら、また反転させることで、右方向からの流し込みが完成します。

ちょっとしたコツ

1)合番をつけておくとチェックしやすい

Excelでデータ作成する時に合番を入れておくと、きちんと指示通りにデータが入っているか確認しやすくなります。

レイヤーを分けておけば、確認した後にレイヤーごと消去できます。

2)空きブロックはデータの段階で調節しておく

タイトルや見出しが入るスペースが必要な場合。データの段階で調節しておきます。
あとから調整するのは手数が増えるので、面倒でも最初にExcelデータをしっかり作り込んでおくことが大切です。

3)オーバーセットテキストの処理

テキストボックスに対して文字量が多くてオーバーセットした場合、本格的な自動組版であれば、自動的に処理することもできますが、今回のような簡便な「データ結合」の場合は、オーバーセット部分は手作業で収める必要があります。「プリフライトパネル」を活用すると、目視で探す必要がなく、チェック漏れもなくなるので効率的です。

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